Är du polare med din inkorg?

För mig, och antagligen även dig, är mailen det vanligaste arbetsredskapet och sättet som de flesta av oss kommunicerar arbete eller andra uppgifter via.
Tyvärr är det dock också allt för enkelt att missbruka mailen och på fler än ett sätt jobba mindre optimalt.

En inbox innehåller allt för ofta avhandlade, olästa, orelevanta och viktiga mail – allt i en enda stor röra. Inte konstigt att man kan känna en stress över att kolla sin inkorg. Inte sant?

Your inbox is a to-do list that others have made for you, and is inherently chaotic.
-Jason Cronwell, Gmail lead designer

 

”Din inkorg är en att-göra-lista som andra har skapat åt dig”. Tänkt på den meningen igen. Det säger sig självt att det sällan är optimal för dig och hur du fungerar, dessutom tenderar man att bli panikslagen när den röda notis-siffran visar att du har ÖVER 10000 OLÄSTA MEDDELANDEN!
Eller avdankad – Jag känner den sortens personer också…

Inkorgsångesten riskerar att växa i takt med antalet epostmeddelanden.

Prioritera

Är det så att mailet du nyss fick behövs ageras på nu direkt, senare eller aldrig? Prioritera och agera därefter. Kastas eller sorteras, behållas eller ignorera?

Kanske skall du också prioritera det arbete du för tillfället håller på med, istället för att låta notisen om nytt meddelande stjäla din fokus? Tips är att i så fall slå av notiser, eller förhöja tiden för att automatiskt kontrollera om det finns nya mail. På så vis har du möjligheten att öka din effektivitet, även i det projekt du redan håller på med.

Sortera

Jag tycker att det något av det viktigaste är att sortera mailen, på ett eller annat sätt, direkt när du ser dem i din inkorg och bedömt dem som viktiga att ha kvar. Sortera antingen via taggar (gmail använder detta, t.ex.) eller via mappstrukturer. Och håll det enkelt! Många mailprogram ger dig dessutom möjlighet till att färgkoda eller flagga epostmeddelanden för att tillåta dig att enklare skapa en struktur och ett system som fungerar.

Hamna dock inte i fällan att skapa för djupa mappstrukturer. Dessa gör bara att det tar längre tid för dig att placera mailen rätt. Vill du hitta ett specifikt mail finns alltid en sökfunktion att tillgå, och detta går ofta snabbare än att leta sig ner till rätt undermapp. Försök istället att ha breda kategoriseringar där du lägger alla mail som hör hemma.

Släng

Men viktigast av allt är att slänga mail som är skräp. Skit. Brus. Eller helt enkelt bara totalt oviktiga.

  • Är mailet inget som du behöver veta, eller inget som du är i behov av att senare behöva veta? Kasta det då.
  • Är mailet inget som du behöver svara på, eller inget som du är i behov att senaste svara på? Kasta det då.
  • Är mailet något nyhetsbrev eller erbjudande som du inte är intresserad av? Avprenumerera och KASTA DET SEN!

Allt för många gör misstaget att bara låta mailet vara. Låta det bero och bara finnas kvar där. I inkorgen.
Och vips så har det adderat till siffran och, om du har otur, till ångesten.

Börja på ny kula

Personligen har jag nyss fått en ny epostadress att dagligen hantera. Säkert den 15:e i ordningen, och definitivt inte den sista. Flera gånger tidigare har jag missbrukat min inkorg, och nästan vare gång har jag slutligen känt att jag bara skulle vilja skita i allt. Markera varje mail och trycka på delete. Men så kommer jag på att viss information är så ovärderlig att jag inte kan bli av med den – och tiden det skulle ta att leta fram just dessa mail skulle vara för lång för att komma igenom med sinnet i behåll.

Men inte denna gången. Nu har jag bestämt mig att arbeta utefter principen ”Inbox Zero” vilket i kort innebär att man alltid strävar efter att ha en tom inkorg. Detta för att bland annat öka din produktivitet och minska onödig tid i inkorgen.

Andra hävdar tvärt om, att massa mail tyder på smarthet. Vad som är rätt eller fel kan jag såklart inte avgöra. Jag vet bara att jag personligen just nu hellre kollar i min nya ”Inbox Zero”-inkorg än i någon av mina tidigare överfulla skrotupplag. Och jag hoppas att den känslan skall bestå!

Hur ser din inkorg ut?